При внедрении системы менеджмента качества по ISO 9001 одним из первых и одновременно самых важных шагов является определение области применения СМК. Именно этот раздел определяет, какие процессы и виды деятельности компании попадают под управление системы качества.
Правильная формулировка области применения влияет не только на структуру системы внутри компании, но и на дальнейшую сертификацию ISO 9001. В частности, формулировка области применения будет указана в сертификате, который получает организация после успешного аудита.
Поэтому важно сформулировать область применения так, чтобы она была точной, понятной и отражала реальную деятельность компании. Слишком абстрактное описание может вызвать вопросы у аудиторов, а слишком детализированное — усложнить внедрение и поддержание системы.
Что это такое
Область применения системы менеджмента качества — это описание того, на какие процессы, продукты, услуги и подразделения организации распространяется СМК.
Проще говоря, область применения отвечает на вопрос:
где именно в компании работает система менеджмента качества.
Область применения может распространяться:
на всю организацию
на отдельное подразделение
на конкретную производственную площадку
на отдельный вид деятельности.
Например, если компания имеет несколько направлений бизнеса, она может внедрить ISO 9001 только для одного из них.
Важно понимать, что область применения описывает основную деятельность компании, а не все процессы, существующие в организации.
Под систему обычно попадают:
основные бизнес-процессы
процессы создания продукции или оказания услуг.
При этом поддерживающие процессы (например бухгалтерия или IT-поддержка) обычно не перечисляются в формулировке области применения.
Требования стандарта
Правила определения области применения описаны в пункте 4.3 стандарта ISO 9001:2015.
Стандарт требует, чтобы организация при определении области применения учитывала несколько факторов:
контекст организации
требования заинтересованных сторон
продукцию и услуги организации.
Также необходимо учитывать применимость требований стандарта.
В некоторых случаях отдельные требования ISO 9001 могут быть неприменимы к деятельности компании. В таких ситуациях организация должна обосновать исключение этих требований.
Например:
если компания не занимается разработкой продукции
если определенные процессы отсутствуют в ее деятельности.
Однако такие исключения должны быть обоснованными и не должны влиять на способность организации обеспечивать соответствие продукции требованиям клиентов.
Также важно учитывать другие нормативные документы и рекомендации, которые могут использоваться аудиторами при оценке области применения, например:
ISO 9001:2015 (пункт 4.3)
IAF MD 5 — определение продолжительности аудитов
IAF MD 1 — аудит организаций с несколькими площадками.
Эти документы помогают органам по сертификации определить, насколько корректно сформулирована область применения.
Как это применяется на практике
На практике формулировка области применения обычно состоит из нескольких элементов:
вид деятельности компании
продукция или услуги
географическое расположение
иногда — отрасль применения.
При этом важно соблюдать баланс между точностью и простотой формулировки.
Пример корректной формулировки
«Проектирование и производство металлических компонентов для машиностроительной промышленности.»
Или:
«Оказание услуг по разработке и внедрению программного обеспечения для корпоративных клиентов.»
Такие формулировки:
отражают основную деятельность
не перегружены деталями
понятны аудиторам и клиентам.
Пример для производственной компании
«Производство пластиковых компонентов для автомобильной промышленности.»
Пример для сервисной компании
«Оказание услуг по техническому обслуживанию промышленного оборудования.»
Пример для IT-компании
«Разработка и сопровождение программного обеспечения для финансовых организаций.»
Во всех этих примерах указана основная деятельность, но нет избыточных деталей.
Типичные ошибки
При формулировке области применения организации часто допускают несколько распространенных ошибок.
Перечисление всей продукции
Иногда компании пытаются перечислить все виды продукции или услуг.
Такая формулировка становится слишком длинной и быстро устаревает.
Лучше использовать более общий термин, например:
«Производство металлических крепежных изделий.»
Слишком абстрактная формулировка
Иногда компании делают описание слишком общим.
Например:
«Осуществление коммерческой деятельности.»
Такая формулировка не отражает реальную деятельность компании и вызывает вопросы у аудиторов.
Указание поддерживающих процессов
Еще одна ошибка — включение в область применения процессов, которые не относятся к основной деятельности.
Например:
бухгалтерский учет
кадровый учет
IT-поддержка.
Эти процессы важны для функционирования системы менеджмента качества, но они не должны быть частью формулировки области применения.
Несоответствие реальной деятельности
Если формулировка области применения не совпадает с фактической деятельностью компании, это может привести к проблемам во время аудита.
Поэтому область применения должна отражать реальную операционную деятельность организации.
Полезные советы
Чтобы правильно сформулировать область применения СМК, можно использовать несколько простых рекомендаций.
Описывайте основную деятельность
Формулировка должна отвечать на вопрос:
что именно делает компания.
Используйте понятные формулировки
Фраза должна быть простой и легко читаемой.
Не перегружайте деталями
Не нужно перечислять все продукты или услуги.
Лучше использовать обобщающие формулировки.
Учитывайте будущую сертификацию
Важно помнить, что формулировка области применения будет указана в сертификате ISO 9001.
Поэтому она должна быть:
понятной
корректной
соответствующей реальной деятельности.
Проверяйте формулировку во время внутренних аудитов
Во время внутреннего аудита полезно проверить, соответствует ли фактическая деятельность компании заявленной области применения.
Это помогает избежать проблем во время сертификационного аудита.
Итоги
Область применения системы менеджмента качества — это один из ключевых элементов внедрения ISO 9001.
Она определяет:
какие процессы охватывает система менеджмента качества
какие виды деятельности управляются системой
какие требования стандарта применяются к организации.
Правильно сформулированная область применения помогает:
структурировать внедрение СМК
упростить взаимодействие с аудиторами
повысить прозрачность деятельности компании.
Кроме того, четкая формулировка облегчает дальнейшее улучшение процессов и повышает доверие клиентов и партнеров.
Поэтому к разработке области применения СМК стоит подходить внимательно — это не просто формальная фраза, а важный элемент всей системы управления качеством.